Antes de comenzar a entender cómo usar la plataforma y ver las guías especializadas, es necesario entender ciertas cuestiones para prepararnos para este proceso. Esto es fundamental, ya que hacer consultas públicas sin entender para qué sirven y qué principios las rigen puede resultar en un ejercicio de participación ciudadana de muy mala calidad o con deficiencias notables. De hecho, puede suceder que, al conocer las siguientes recomendaciones, uno se dé cuenta que lo que se necesita es otro proceso participativo y no necesariamente una consulta.
Involucrar a la sociedad civil, personas expertas, otros actores de Gobierno y ciudadanía en general en el desarrollo de planes de acción estatales (en este caso, el Plan Estratégico de Nuevo León) es un paso crítico para mejorar el diálogo entre todos los actores de la sociedad. Este a su vez es uno de los objetivos principales del gobierno abierto.
Aquí pueden encontrarse principios y reglas de algunos de los actores internacionales más relevantes en el tema de gobierno abierto: Open Government Partnership, Office for Democratic Institutions and Human Rights, United Kingdom Cabinet Office y el Department of Public Expenditure and Reform de Irlanda.
Los procesos de consultas públicas ahorran dinero, tiempo y esfuerzo en el largo plazo y ayudan a:
Profundizar la comprensión de los problemas que se buscan abordar por parte de quienes desarrollan una política pública.
Identificar todas las opciones de políticas disponibles (soluciones) y evaluar sus respectivos costos y beneficios, incluida la evaluación de si soluciones específicas fueran viables en las circunstancias existentes (en este caso sería mejorar el contenido del Plan).
Encontrar el equilibrio adecuado entre intereses en conflicto u opuestos.
Identificar los efectos no deseados y las debilidades previamente inadvertidas de los enfoques propuestos.
Las consultas públicas mejoran la implementación de la política pública y de legislaciones adoptadas:
Crean un sentido de propiedad compartida (shared ownership) al proporcionar a todas las personas interesadas y al público en general una oportunidad significativa para influir en el contenido (de una política pública o legislación).
Aumentan la apertura y la transparencia del proceso, lo que resulta en una mayor confianza pública en este (legitimidad).
A considerar: Se debe ver a las consultas públicas como una forma de obtener información que de otro modo no estaría disponible para nadie y que ayuda a aumentar la legitimidad y aceptación de las políticas públicas.
Debe ser genuina, significativa, oportuna, equilibrada y con el objetivo final de lograr mejores resultados y una mayor comprensión por parte de todos las personas y organizaciones involucradas de los beneficios y consecuencias de implementar ciertas políticas.
Debe ser dirigida y fácilmente accesible para quienes tengan un claro interés en la política del estado. No existe un enfoque de consulta de "talla única para todos” (esto justifica el por qué no utilizar PubPub para todo, por ejemplo).
Debe de hacerse un esfuerzo sistemático para asegurar que las partes interesadas y afectadas tengan la oportunidad de participar en consultas abiertas en todas las etapas del proceso.
Se debe tratar de proporcionar los siguientes detalles del proceso de consulta:
Informar a quién contactar en caso de dudas sobre la consulta.
Explicar el propósito del proceso de consulta.
Exponer el rol de la entidad creadora de la consulta en el proceso y en qué etapa se encuentran (ejemplo: es la # evaluación, lo demanda la ley, etc.).
Informar sobre el alcance de la consulta y los métodos que se utilizarán, así como lo que se puede esperar después de que la consulta se haya cerrado formalmente.
Publicar una cronología de las reuniones, eventos, etc., incluidos los objetivos, los resultados esperados y la información extra (como logística e invitados de las mesas de trabajo).
Publicar la lista de participantes invitados directamente (del Gobierno, la sociedad civil y otras partes interesadas).
Informar sobre quién puede participar y cómo.
Especificar temas específicos predefinidos para ser discutidos durante la consulta en caso de que se planifique un enfoque temático.
Explicitar los roles y responsabilidades en el proceso.
Notas importantes: Es relevante explicitar las reglas de la consulta y que estás sean claras y comprensibles; que sean fácilmente accesibles para todas las partes interesadas. Especificar cómo la consulta afectará el proceso de toma de decisiones del estado.
Es importante que se utilicen múltiples canales para publicitar efectivamente el proceso de consulta. Esto puede incluir:
Publicar un documento en el sitio web que explique el proceso de consulta y cómo el Gobierno abordará las respuestas.
Un resumen muy conciso donde se condense toda la información clave de la consulta es necesario.
Ver el anexo 1 para una lista completa de lo que debería de tener este documento.
Indicar claramente una fecha límite para las respuestas y cualquier forma alternativa de contribuir.
Especificar la fecha y el lugar donde se publicará el resumen de las respuestas.
Indicar explícitamente a quién contactar si los encuestados tienen comentarios o quejas sobre el proceso de consulta.
Hacer referencia a todos los antecedentes relevantes de la consulta.
Mostrar abiertamente el trabajo preliminar realizado sobre la consulta y otras cuestiones de gobierno abierto dentro de la organización.
Regla: Se debe comenzar a hacer esto al menos cuatro semanas antes de que comience la consulta.
Se debe hacer correr la voz de la consulta, pero se debe de ir más allá de una simple publicidad del proceso:
Presentar la información de una manera que sea accesible y útil para las partes interesadas.
Publicar en línea documentación relevante a fin de mejorar la accesibilidad y las oportunidades de reutilización.
Crear un sitio web (o apartado) que explique los conceptos básicos de gobierno abierto, proporcionando información sobre el proceso de consulta y que tenga todos los documentos clave sobre la organización, así como las bases para la consulta.
Asegurar que el sitio de la consulta sea fácil de encontrar y fácil de entender.
Organizar actividades de divulgación para publicitar el proceso.
Convocar y trabajar con medios de comunicación; hacer uso de las redes sociales; elaborar comunicados al final de cada etapa del proceso, etc.
Nota importante: Todas las partes interesadas deben de tener una comprensión clara del propósito de la consulta, su procedimiento y el tipo de información que espera de ellas.
Se debe de utilizar siempre un lenguaje sencillo y que cualquier persona lo entienda.
Los mecanismos pueden ser de una amplia variedad, pero deben de considerar ciertas cosas importantes:
Asegurar que la plataforma en línea sea fácil de usar, fácil de encontrar y tener claro cómo el Gobierno recibirá y responderá a los aportes.
Asegurar de que los mecanismos lleguen a un grupo diverso de partes interesadas.
Permitir suficiente tiempo para las respuestas.
Nota importante: Se debe monitorear y evaluar regularmente (periódicamente en el transcurso del proceso) la calidad de la información que llega al portal de la consulta para poder identificar problemas o posibles mejoras.
La retroalimentación constructiva y oportuna a las partes interesadas mejora la transparencia y la rendición de cuentas del proceso. Las siguientes son algunas sugerencias para documentar las aportaciones y proporcionar retroalimentación:
Incluir el sitio web de la consulta y su información en la página de internet de la organización.
Publicar un resumen de los comentarios recibidos.
Publicar respuestas dentro de las 12 semanas de la consulta es óptimo o, en su defecto, se debe proporcionar una explicación de por qué esto no es posible.
Publicar todas las presentaciones escritas y documentos importantes (agrupando las presentaciones por tema) y explique por qué se incluyeron o no en el documento final (en este caso el Plan Estratégico).
Ser rápido con la retroalimentación a las partes interesadas después del cierre de la consulta.
Publicar un resumen de los próximos pasos del proceso de consulta, una vez que terminó.
Invitar a las personas encuestadas a comentar sobre el proceso de consulta y sugerir formas de mejorarlo aún más.
Elaborar e incluir un informe (evaluación) sobre la consulta. Ese informe también podría contener detalles e información estadística sobre quienes participaron (es decir, número de encuestados, su tipo, distribución geográfica).
Cuestiones en general:
El diálogo permanente es un factor importante en la construcción de una verdadera asociación basada en la confianza y la comprensión, el intercambio de experiencia y el monitoreo del proceso de implementación de cualquier política (en este caso, del Plan Estratégico). Las consultas deben de ser periódicas.
Los ejercicios de consulta generalmente no deben iniciarse durante los períodos electorales locales o nacionales.
Anexo 1. Listado de cosas importantes a considerar en un documento de resumen de la consulta
El título de la consulta y del capítulo del borrador.
El nombre del organismo que realiza la consulta.
El propósito del Plan Estratégico (o del capítulo o del documento en cuestión).
Propósito de la consulta.
Resumen del plan y del capítulo.
Explicación de quién es probable que se vea afectado por él y cómo.
Cuestiones o aspectos específicos del draft o capítulo en los que desea que los participantes se centren, comentar, proporcionar información adicional.
Referencias / enlaces a otros documentos relacionados como un informe explicativo, una evaluación, etc.
Referencias a fuentes externas que pueden proporcionar a las partes interesadas información adicional relevante.
El método / formato de la consulta.
Procedimiento y fechas límite para enviar respuestas.
El nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico de la persona de contacto para la consulta.
Una explicación de qué tipo de retroalimentación se proporcionará y cómo.
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