Una de las partes más importantes en términos de funcionalidades y privacidad es la de los miembros de la comunidad. Los miembros son los usuarios que forman parte del equipo administrador pero también son los usuarios invitados quienes participan en procesos de tipo privado.

Equipo administrador

Todas las personas que sean parte del equipo administrador deben de incluirse manualmente en la pestaña de Members del Dashboard de la comunidad y se les debe de dar el permiso de “admin”. Esto supone un proceso manual:

1. Entrar al dashboard de la comunidad.

2. Seleccionar la pestaña de Members.

3. Introducir en la barra de Add Member el Nombre de Usuario.

4. Seleccionar del menú desplegable a la persona indicada.

5. Una vez que se selecciona, aparece automáticamente debajo de la barra y se tendrá que cambiar el permiso.

6. A la derecha del miembro aparece un recuadro con el nombre de VIEW.

7. Se selecciona y se abre un menú.

8. Se selecciona ADMIN.

9. Se repite cuantas veces sea necesario este paso.

Cuando se logra esto, automáticamente cada miembro que tenga seleccionada estas opciones, podrá hacer prácticamente lo mismo que el creador de la comunidad, por lo cual es necesario solo darle permiso a las personas indicadas, para cuidar la privacidad y posibles problemas técnicos.

Administración de usuarios invitados

La administración de invitados supone tres procesos, dos de ellos son simultáneos.

El primero de los procesos es la creación de una lista de posibles personas invitadas. Esta lista no solo funciona como cualquier base de datos de asistentes, sino también como una herramienta para poder verificar quienes han aceptado la invitación y tener control de quienes ya están dados de alta en la plataforma por parte del equipo de administración.

Ejemplo de base de datos: https://participa.conl.mx/pub/15a3j7qy/release/1

Es de suma importancia cotejar de la mejor forma posible el nombre de usuario con el que se registró la persona participante, ya que, sin eso será imposible darle los permisos correspondientes.

El segundo proceso es captar e ir monitoreando que invitados aceptan la invitación para darles permiso en la plataforma. Hay que recordar que PubPub no permite en este preciso momento que las personas se añadan automáticamente a los pubs. Esto supone un proceso manual:

1. Entrar a la colección con los pubs a editar o la colección donde el miembro podrá crear un nuevo pub.

2. Seleccionar la pestaña de Members.

3. Introducir en la barra de Add Member el Nombre de Usuario.

4. Seleccionar del menú desplegable a la persona indicada.

Se recomienda que en las instrucciones para registro se le indique a la persona que en su usuario ponga, ya sea un número identificar que el equipo de la consulta genere o en su defecto el nombre del grupo o institución que representa. Pueden utilizarse otro tipo de identificadores, pero es altamente indispensable que el usuario pueda diferenciarse ya que los usuarios que aparecerán son los usuarios registrados de TODO PubPub y no solo de la comunidad que se creo para el fin de la consulta.

5. Una vez que se selecciona, aparece automáticamente debajo de la barra y se tendrá que cambiar el permiso

6. A la derecha del miembro aparece un recuadro con el nombre de VIEW

   • Se selecciona y se abre un menú

   • Se selecciona View en caso de que sea un escenario de invitados privados que solo van a comentar

7. Se selecciona Edit en caso de que son participantes que van a crear o subir un pub

8. Se repite cuantas veces sea necesario este paso

El tercer paso es simplemente volver a la base de datos de personas invitadas y marcar quienes ya han sido admitidas en las colecciones. Esto es crucial para tener control de quienes ya pueden ser partícipes y quienes no. También funciona para coordinar esfuerzos en términos de carga de trabajo cuando hay muchos participantes que se registran al mismo tiempo.